發(fā)文機關國家檔案局
發(fā)文日期2021年05月26日
時效性現(xiàn)行有效
施行日期2021年10月01日
效力級別部門規(guī)章
前 言
本文件按照 GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分:標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。
本文件代替 DA/T32—2005《公務電子郵件歸檔與管理規(guī)則》,與 DA/T32—2005相比,除結構調整和編輯性改動外,主要技術變化如下:
———將“總則”更改為“管理原則”和“管理職責”,明確管理原則和相關各方職責(見第4章、第5章,2005年版的第4章);
———增加了公務電子郵件系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)建設的有關規(guī)定(見第6章);
———對公務電子郵件歸檔范圍及保管期限進行了明確規(guī)定,明確了歸檔后原系統(tǒng)中文件保存時間和不屬于歸檔范圍的電子郵件的保存期限。刪除了公務電子郵件保管環(huán)節(jié)制作備份等內容,因相關標準已完善,不再單獨規(guī)定(見第7章,2005年版的第9章);
———增加了公務電子郵件的形成要求(見第8章);
———增加了公務電子郵件的歸檔方式、歸檔格式及元數(shù)據(jù)等相關要求(見第9章、附錄 A);
———刪除了公務電子郵件收發(fā)文登記表的相關規(guī)定(見2005年版的附錄 A);請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。
本文件由國家檔案局提出并歸口。
本文件主要起草單位:深圳市檔案館、交通銀行股份有限公司、國家檔案局經濟科技檔案業(yè)務指導司。
本文件主要起草人:黃俊琳、姜延溪、蔡盈芳、沈明智、車昊珈、周驊、付曉莉、鄒彬、曾寧、張相、張晶晶、袁瑞、楊國柱。
本文件所替代文件的歷次版本發(fā)布情況為:
———DA/T32—2005。
公務電子郵件歸檔管理規(guī)則
1 范圍
本文件確立了公務電子郵件的形成、收集、整理、歸檔的程序與規(guī)則。
本文件適用于機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織(以下簡稱單位)及個人公務活動中形成的電子郵件歸檔工作。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T18894 電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范
GB/T32397 中文電子郵件地址 郵件頭格式技術要求
GB/T37002 信息安全技術 電子郵件系統(tǒng)安全技術要求
DA/T22 歸檔文件整理規(guī)則
DA/T46 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案
DA/T70 文書類電子檔案檢測一般要求
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本文件。
3.1
電子郵件 electronicmail
由電子計算機生成、處理,并通過電子郵件系統(tǒng)經由通信網絡發(fā)送和接收的電子信息。
3.2
公務電子郵件 officialelectronicmail
單位或個人在公務活動中產生的經由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3.3
公務電子郵件系統(tǒng) officialelectronicmailsystem
用于產生、傳送、接收、閱讀和處置公務電子郵件的計算機應用系統(tǒng)。
3.4
EML格式文件 EMLformatfile
內容編碼采用 MIME格式(多用途互聯(lián)網郵件擴展 MultipurposeInternetMailExtensions),遵循RFC822及其后續(xù)擴展,一般由郵件頭和郵件體兩部分組成,可保留電子郵件原有的 HTML 格式和標題的多用途互聯(lián)網郵件擴展格式文件。
4 管理原則
4.1 單位應制定公務電子郵件歸檔管理制度,配備必要的技術措施,確保公務電子郵件及時歸檔,并保證公務電子郵件檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。
4.2 公務電子郵件的收集、鑒定、整理、歸檔、保管、移交等環(huán)節(jié)應納入單位電子文件歸檔和電子檔案管理程序及相關人員的崗位責任,實行全過程管理與監(jiān)控。
4.3 應明確規(guī)定公務電子郵件歸檔的時間、范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求,保證歸檔公務電子郵件的質量。
4.4 公務電子郵件形成、收集、整理、保存等關鍵業(yè)務過程應按照 DA/T46形成元數(shù)據(jù),形成的元數(shù)據(jù)與公務電子郵件同捕獲、同歸檔。
5 管理職責
5.1 產生和接收公務電子郵件的部門和人員負責公務電子郵件的收集、鑒定、整理,并定期移交檔案部門。
5.2 檔案部門負責制定公務電子郵件歸檔的制度,對公務電子郵件歸檔工作進行業(yè)務監(jiān)督和指導;接收歸檔公務電子郵件,負責公務電子郵件檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計、利用及處置。
5.3 信息技術部門負責公務電子郵件系統(tǒng)接口及相關公務電子郵件基礎設施的建設、運維工作。
5.4 安全保密部門負責公務電子郵件歸檔管理過程的安全保密管理。
6 系統(tǒng)建設要求
6.1 公務電子郵件系統(tǒng)建設與運行要求
6.1.1 公務電子郵件系統(tǒng)的建設,應符合 GB/T37002中有關電子郵件系統(tǒng)信息安全要求,包括公務電子郵件系統(tǒng)的技術安全要求、管理安全要求和運行安全要求。
6.1.2 公務電子郵件系統(tǒng)形成的郵件地址、郵件頭格式應符合 GB/T32397中有關編碼、格式、語法等要求。
6.1.3 公務電子郵件系統(tǒng)應能輸出規(guī)范的 EML格式文件或其他包含完整的原始郵件信息的可歸檔格式文件,或具有歸檔電子郵件的接口,接口功能符合歸檔要求,接口輸出數(shù)據(jù)應包含完整的原始郵件信息。
6.1.4 公務電子郵件系統(tǒng)或其備份系統(tǒng)能按 DA/T46的要求,形成元數(shù)據(jù)。
6.2 電子檔案管理系統(tǒng)要求
6.2.1 具有接收(含批量)公務電子郵件歸檔的功能接口,并能正確解析、驗證 EML格式文件或其他歸檔信息包文件,形成歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)。
6.2.2 支持按照 DA/T70的要求進行真實性、完整性、可用性、安全性檢測。
6.2.3 其他功能符合國家有關電子檔案管理系統(tǒng)功能要求。
7 公務電子郵件歸檔范圍及保管期限
7.1 單位應結合業(yè)務實際確定公務電子郵件歸檔范圍和劃定具體保管期限。公務電子郵件保管期限定為永久、定期兩種,定期分為30年、10年。
7.2 歸檔的公務電子郵件,歸檔后應在原電子郵件系統(tǒng)中保留至少1年。
7.3 不屬于歸檔范圍的公務電子郵件數(shù)據(jù),也應在原電子郵件系統(tǒng)中保留至少1年。
8 公務電子郵件的形成
8.1 公務電子郵件標題應簡明扼要,能反映發(fā)送郵件內容等。
8.2 公務電子郵件內容應盡可能在正文中體現(xiàn)。對于無法在正文中表示的內容,可采用郵件附件的方式隨電子郵件正文一起發(fā)送。
8.3 公務電子郵件附件應使用與郵件標題具有相關性的名稱,格式應盡可能符合電子檔案存儲格式要求,原則上不得對附件加密。如不符合電子檔案存儲格式要求的應進行轉換,如無法轉換為符合電子檔案存儲要求格式的,應在郵件附件中加掛能閱讀和處理該附件的軟件。
8.4 公務電子郵件落款應與郵件撰寫人賬號保持一致,發(fā)送日期與實際相符。
8.5 公務電子郵件元數(shù)據(jù)應符合 DA/T46的規(guī)定,時間元素值應盡可能精確至秒,對于涉及多時區(qū)的事務,應保留時區(qū)信息。
9 公務電子郵件歸檔收集
9.1 發(fā)送公務電子郵件的,無論是單發(fā)還是群發(fā)郵件,均由發(fā)件人提交歸檔;接收外部電子郵件的,應在收件人范圍內指定責任人提交歸檔。
9.2 移交歸檔責任人定期或實時將辦理完畢的公務電子郵件及其元數(shù)據(jù)以 EML格式文件或其他格式,通過接口或離線方式提交電子檔案管理系統(tǒng),電子檔案管理系統(tǒng)解析出電子郵件的正文、附件及元數(shù)據(jù)信息歸檔。采用定期歸檔的應于次年6月30日前完成上一年度的所有電子郵件提交歸檔工作。
9.3 同一主題有多件公務電子郵件需歸檔時,應按往來記錄逐封歸檔,并保持其關聯(lián)關系。
9.4 公務電子郵件提交電子檔案管理系統(tǒng)應按照 DA/T70的要求進行檢測。公務電子郵件源格式符合歸檔要求的直接采用源格式歸檔。源格式不符合歸檔要求的應轉換為符合歸檔要求的格式。不同的公務電子郵件,根據(jù)其所屬檔案的類別要求確定歸檔格式,推薦如下:
———版式文件格式采用 OFD,不具備 OFD條件用 PDF、PDF/A 格式。
———公務電子郵件正文以版式文件格式歸檔,附件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG 等通用格式;或將公務電子郵件及其附件按順序合并轉換為一個版式文件。若附件是獨立文件,格式如下:
● 二維矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式歸檔;
● 三維矢量文件應轉換為STEP格式歸檔;
● 數(shù)據(jù)庫文件以 ET、XLS、DBF、XML等格式歸檔,或將應歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉換為版式文件歸檔;
● 錄音類電子文件以 WAV、MP3等格式歸檔;
● 錄像類電子文件以 MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔;
● 網頁、社交媒體類電子文件按相關規(guī)定要求格式歸檔;
● 其他專用軟件生成的電子文件原則上應轉換成通用格式歸檔,無法轉換的應將能讀取該郵件特殊格式文件的軟件一并歸檔。
9.5 公務電子郵件歸檔時應完整捕獲元數(shù)據(jù)。公務電子郵件元數(shù)據(jù)與 DA/T46部分元數(shù)據(jù)對照關系見附錄 A,其他元數(shù)據(jù)捕獲按照 DA/T46的要求進行。
10 公務電子郵件歸檔整理
10.1 歸檔公務電子郵件應按照所制定的保管期限表劃分保管期限。
10.2 歸檔公務電子郵件以事由或單次發(fā)出(接收)電子郵件為一件;正文、附件為一件;轉發(fā)電子郵件與被轉發(fā)電子郵件為一件;一次發(fā)出或收到的報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件;同一事件一次收到與發(fā)出一般獨立成件,也可合并為一件。
歸檔公務電子郵件排序時,正文在前,附件在后;轉發(fā)電子郵件在前,被轉發(fā)電子郵件在后;收到與發(fā)出的電子郵件作為一件時,發(fā)出的電子郵件在前,收到的電子郵件在后。
10.3 公務電子郵件可以獨立形成電子郵件檔案門類,也可以根據(jù)其內容歸入相應門類。形成獨立門類的電子郵件按“年度—機構(問題)—保管期限”或“年度—保管期限—機構(問題)”分類,分類法應在本單位檔案分類方案中體現(xiàn)。歸入相應門類的電子郵件按相應門類檔案整理要求分類。
10.4 公務電子郵件分類后應在最低一級類目內,按時間結合事由進行排列。同一事由電子郵件,按郵件形成先后順序排列。
歸檔公務電子郵件應編制檔號,獨立門類電子郵件檔案檔號格式為:全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限代碼—機構(問題)代碼—件號或全宗號—檔案門類代碼·年度—機構(問題)代碼—保管期限代碼—件號,具體按照 DA/T22的要求。
完成檔號編制的電子郵件應依據(jù)檔號順序自動生成電子檔案目錄,按本單位歸檔電子文件整理要求增加電子文件目錄封面,并將目錄轉換為適合長期保存的版式文件。
10.5 歸入相應門類的電子郵件應與其所屬門類其他電子文件一同整理,整理方法按 GB/T18894或單位制定的相應門類電子文件歸檔要求。
11 公務電子郵件檔案的移交和接收
11.1 完成歸檔整理的公務電子郵件應在次年6月30日前,向檔案部門移交。
11.2 移交內容包括公務電子郵件(含附件)、元數(shù)據(jù)。
11.3 對接收到的公務電子郵件應及時進行檢測,檢測方法和項目符合 DA/T70的規(guī)定。經檢測合格的方能接收,檢測不合格的應退回重新整理,待合格后方可接收。
公務電子郵件歸檔管理規(guī)則.pdf
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