【發(fā)布部門】 合肥市食品藥品監(jiān)督管理局 【發(fā)文字號(hào)】 合食藥監(jiān)辦[2007]100號(hào)
【發(fā)布日期】 2007.11.09 【實(shí)施日期】 2007.11.09
【時(shí)效性】 現(xiàn)行有效 【效力級(jí)別】 地方規(guī)范性文件
【法規(guī)類別】 藥品管理
合肥市食品藥品監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)《合肥市食品藥品監(jiān)督管理局機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知
（合食藥監(jiān)辦〔2007〕100號(hào)）
局機(jī)關(guān)各處室：
現(xiàn)將《合肥市食品藥品監(jiān)督管理局機(jī)關(guān)公文處理辦法》印發(fā)你們，請(qǐng)認(rèn)真執(zhí)行。
二〇〇七年十一月九日
合肥市食品藥品監(jiān)督管理局機(jī)關(guān)公文處理辦法
第一章 總則
第一條 為使局機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。根據(jù)《安徽省食品藥品監(jiān)督管理局公文處理辦法》和《合肥市人民政府公文處理辦法》，結(jié)合局工作實(shí)際，制定本規(guī)定。
第二條 行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理，指公文的辦理、管理、立卷等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效、規(guī)范的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確；必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國(guó)家秘密安全。
第四條 局辦公室是局機(jī)關(guān)公文處理的管理部門，主管局機(jī)關(guān)并指導(dǎo)全系統(tǒng)的公文處理工作。各處室要指定專人負(fù)責(zé)本處室的公文處理工作。局機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)掌握公文處理辦法，認(rèn)真執(zhí)行本辦法的各項(xiàng)規(guī)定。
第二章 公文種類、形式及使用范圍
第五條 公文的種類和適用范圍，根據(jù)國(guó)務(wù)院、省政府、市政府規(guī)定的行文要求執(zhí)行（《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》第九條）。
第六條 局文件（黨組文件處理辦法根據(jù)市委的規(guī)定另行制訂）主要有：
?。ㄒ唬┚治募念^為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局文件”，發(fā)文字號(hào)為“合食藥監(jiān)×〔20××〕××號(hào)”。主要用于：傳達(dá)貫徹安徽省食品藥品監(jiān)督管理局、合肥市委、市政府的方針、政策和指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，發(fā)布重要的規(guī)章制度和重要決定；向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作；部署全局性工作和重大活動(dòng)安排；與市政府有關(guān)部門聯(lián)合行文以及其他必須以局文件名義辦理的重要事項(xiàng)等。
答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的問題及處室辦理的同意行政相對(duì)人申報(bào)的事項(xiàng)等批復(fù)文件，標(biāo)識(shí)為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局文件”，發(fā)文字號(hào)“合食藥監(jiān)×復(fù)”，文件序號(hào)另編。
召開系統(tǒng)內(nèi)工作會(huì)議或業(yè)務(wù)會(huì)議等文件，標(biāo)識(shí)為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局文件”，發(fā)文字號(hào)“合食藥監(jiān)通×”，文件序號(hào)另編。
?。ǘ┚趾?br /> 文頭為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局”，發(fā)文字號(hào)為“合食藥監(jiān)×函〔20××〕××號(hào)”。主要用于：向各縣政府、市直部門及兄弟市局商洽、聯(lián)系工作；向不相隸屬單位詢問、答復(fù)具體事項(xiàng)。上報(bào)單項(xiàng)業(yè)務(wù)工作總結(jié)、活動(dòng)總結(jié)等；其他需以局名義行文的綜合性工作部署和一般工作的請(qǐng)示、報(bào)告、通知等。
（三）辦公室文件
文頭為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局辦公室文件”，發(fā)文字號(hào)為“合食藥監(jiān)辦發(fā)〔20××〕××號(hào)”。主要用于：系統(tǒng)內(nèi)和縣局布置工作；處理辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的工作和綜合事務(wù)；一般性的通知以及其他需要以局辦名義行文的事項(xiàng)。
?。ㄋ模╇妶?bào)
處理緊急公務(wù)的公文可以使用電報(bào)形式發(fā)文。電報(bào)分：內(nèi)部明電、密碼電報(bào)、電話傳真等形式。文頭分別為：內(nèi)部明電、密碼電報(bào)、合肥市食品藥品監(jiān)督管理局電話傳真；字號(hào)分別為：合食藥監(jiān)明電〔20××〕××號(hào)、合食藥監(jiān)密電 〔20××〕××號(hào)、合食藥監(jiān)明傳〔20××〕××號(hào)。其中，密碼電報(bào)通過市委機(jī)要局發(fā)送。
?。ㄎ澹?huì)議紀(jì)要
文頭為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局會(huì)議紀(jì)要’，用于記載、傳達(dá)局長(zhǎng)辦公會(huì)議精神和議定的重大事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文時(shí)間、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等部分組成。
?。ㄒ唬┥婕皣?guó)家秘密的公文，主辦處室應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家保密法律法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定提出密級(jí)、保密期限，局辦公室負(fù)責(zé)審核。其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還須標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
?。ǘ┚o急公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的右上角分別標(biāo)明“特急”、“急件”；電報(bào)分別標(biāo)明；“特急”、“特急”、“加急”、“平急”。
?。ㄈ┌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。
?。ㄋ模┌l(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)、有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的公文，發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之下、橫線上方居中。局辦公室負(fù)責(zé)發(fā)文的統(tǒng)一編號(hào)。
?。ㄎ澹┥闲形膽?yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話號(hào)碼。
（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱及引用文件標(biāo)題加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
?。ㄆ撸┏肮妗?、“通告”外，其他文種的公文都應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。如主送欄內(nèi)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)為“有關(guān)單位”，應(yīng)在公文底稿末頁(yè)標(biāo)注主送有關(guān)單位的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
?。ò耍┕娜缬懈郊?，應(yīng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱（全稱）。附件一般與正文一起裝訂，并在附件左上角標(biāo)識(shí)“附件”字樣，有多個(gè)附件時(shí)應(yīng)標(biāo)識(shí)序號(hào)。
?。ň牛┏晌娜掌谝载?fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
?。ㄊ┕娜缬懈阶ⅲ瑧?yīng)標(biāo)注在成文日期左下方、主題詞之上，并加上圓括號(hào)。向上級(jí)部門請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)加上聯(lián)系人、聯(lián)系電話號(hào)碼等附注內(nèi)容。
?。ㄊ唬┕膽?yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。市局上報(bào)市政府的公文和向市直單位以及各縣人民政府行文，使用《安徽省人民政府公文主題詞表》標(biāo)注主題詞；上報(bào)安徽省食品藥品監(jiān)督管理局的公文和全市食品藥品監(jiān)督管理系統(tǒng)內(nèi)部行文，使用《國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局公文主題詞表》標(biāo)注主題詞。
?。ㄊ┏蜋C(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。
局發(fā)文和辦公室發(fā)文一般應(yīng)抄送局領(lǐng)導(dǎo)。
第四章 行文規(guī)則
第八條 市局機(jī)關(guān)行文應(yīng)當(dāng)確有必要，不行文的堅(jiān)決不行文；行文要注重實(shí)效，轉(zhuǎn)發(fā)文件一定要有切實(shí)可行的貫徹意見。
第九條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，應(yīng)堅(jiān)持逐級(jí)行文原則。特殊情況必須超級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送被越級(jí)機(jī)關(guān)。
除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，市局不能向縣人民政府正式行文。
市局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外一律不得對(duì)外正式行文。
第十條 市局可與市直有關(guān)部門聯(lián)合行文，可與各縣政府聯(lián)合行文，可與相應(yīng)級(jí)別的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，可與同等級(jí)別的人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。
第十一條 屬于市局職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由市局自行行文。需報(bào)請(qǐng)市政府批準(zhǔn)的事項(xiàng)應(yīng)請(qǐng)示市政府同意后行文，文中應(yīng)注明經(jīng)市政府同意。涉及市政府其他部門職權(quán)的事務(wù)，應(yīng)協(xié)商有關(guān)部門會(huì)簽或聯(lián)合行文。
第十二條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以市局機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接報(bào)送“請(qǐng)示”、“報(bào)告”或“意見”。屬于交辦的事項(xiàng)直接報(bào)送的，應(yīng)在正文開頭部分予以說明。
主送市政府的公文不抄送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。
第十三條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一事一文，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！罢?qǐng)示”在未經(jīng)上級(jí)批復(fù)情況下，不得抄送下一級(jí)單位。
第十四條 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的，可按報(bào)告處理，不予答復(fù)。
第十五條 市局上報(bào)市政府的公文一般為一式3份。上報(bào)安徽省食品藥品監(jiān)督管理局的“報(bào)告”一式5份，“請(qǐng)示”一式2份。
所有文件都要送市局領(lǐng)導(dǎo)各1份，存檔3份，必要時(shí)發(fā)各處室、各縣局。
第五章 發(fā)文辦理
第十六條 發(fā)文辦理是指以市局名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、校對(duì)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。發(fā)文主辦處室對(duì)公文質(zhì)量負(fù)總責(zé)。
?。ㄒ唬┎輸M。公文文稿由處室工作人員在各自職權(quán)范圍內(nèi)根據(jù)工作需要撰擬。擬稿人應(yīng)完成公文的緊急程度、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、文件印數(shù)等草擬工作。發(fā)文草稿需經(jīng)處室主要負(fù)責(zé)人初審。擬稿人和處室審稿人必須在發(fā)文稿紙上簽姓名和日期。
對(duì)涉及其他處室職權(quán)范圍的事項(xiàng)，主辦處室應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)處室協(xié)商，取得一致意見并會(huì)簽后方可行文；如有分歧，主辦處室負(fù)責(zé)人或請(qǐng)分管局長(zhǎng)出面協(xié)調(diào)。如仍沒取得一致意見，主辦處室可以列明各方理?yè)?jù)，提出建議性意見報(bào)請(qǐng)局長(zhǎng)裁定。
抄送機(jī)關(guān)依上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)順序排列。同一層次按黨政軍群順序排列。
?。ǘ徍?。公文文稿送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由局辦公室審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，行文格式是否符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和本辦法。
凡屬與外單位聯(lián)合發(fā)文的會(huì)簽文稿，在報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審簽前，應(yīng)送局辦公室審核。
?。ㄈ┖灠l(fā)。一般公文原則上送分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上行文由主要負(fù)責(zé)同志或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。公文文稿一經(jīng)簽發(fā)，一般不得改動(dòng)。特殊情況需改動(dòng)時(shí)，應(yīng)按辦文程序，以局辦公室報(bào)請(qǐng)簽發(fā)人同意后方可改動(dòng)。局領(lǐng)導(dǎo)一般不接收或簽發(fā)未經(jīng)局辦公室審核的文稿。
?。ㄋ模┑怯洝：灠l(fā)后的文稿，由局辦公室及時(shí)登記、編號(hào)。
?。ㄎ澹┯≈啤Ｒ话阄募删治挠∈邑?fù)責(zé)印制。兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文或印制量大的文件由文印室協(xié)調(diào)，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在局外定點(diǎn)印制廠印制。
各處室送交文印室印制的公文，必須按照簽發(fā)審定稿修改，并向文印室提交擬發(fā)公文原稿及修改后的電子文本。
文印室工作人員對(duì)印制的公文負(fù)有保密責(zé)任。
?。┯糜?。所有公文由機(jī)要工作人員用印。用印前，機(jī)要工作人員要仔細(xì)檢查發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與印章名稱是否一致。
?。ㄆ撸┬?duì)和分發(fā)。按照誰發(fā)文、誰起草、誰校對(duì)、誰裝訂、誰分發(fā)的原則，文印室負(fù)責(zé)統(tǒng)一排版和套??；發(fā)文處室的具體承辦人核對(duì)；紙質(zhì)公文由辦文處室書寫封好信封后交局辦公室。
?。ò耍?huì)簽。市局需外單位會(huì)簽的文稿，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審簽后方可送外單位會(huì)簽。外單位送市局會(huì)簽的文稿，由局辦公室提出辦理意見，主辦處室應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)提出審核意見報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審簽，并由局辦公室將會(huì)簽件反饋主辦單位。
第六章 收文辦理
第十七條 收文辦理指收到公文的全部辦理過程。包括簽收、審核、登記、擬辦、承辦、催辦等程序。
?。ㄒ唬┖炇?。凡發(fā)送市局的文電，統(tǒng)一由局辦公室簽收。業(yè)務(wù)處室的由相關(guān)處室簽收。業(yè)務(wù)處室收到上級(jí)部門或其他市直單位直接寄送市局的公文，應(yīng)主動(dòng)送辦公室登記處理后辦理。業(yè)務(wù)處室收到上級(jí)部門直接寄送本處室的文函，若涉及機(jī)關(guān)綜合工作或局領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)及時(shí)將辦理意見報(bào)辦公室。
（二）審核。收到下級(jí)機(jī)關(guān)和其他部門報(bào)來的需要辦理的公文，辦公室審核是否應(yīng)由市局辦理，是否符合行文規(guī)則，涉及其他部門或地方政府職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽，文種使用、公文格式是否規(guī)范等。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，退回報(bào)送單位或部門。緊急公文可及時(shí)辦理，但應(yīng)將存在的問題通知來文單位。
（三）登記。公文簽收后，由辦公室逐件拆封、分類登記，要將辦件、閱件和簡(jiǎn)報(bào)等分開處理，避免漏辦文件。
?。ㄋ模M辦。對(duì)需要辦理的公文，辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見并報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批后按批示意見辦理。辦公室工作人員可視辦理緊急情況同時(shí)復(fù)印送有關(guān)承辦處室。
?。ㄎ澹┏修k。承辦處室接到交辦的公文，實(shí)行辦文限時(shí)制。對(duì)有時(shí)限要求的，應(yīng)在規(guī)定時(shí)限的前2個(gè)工作日將辦理意見（文稿）交局辦公室審核后送局領(lǐng)導(dǎo)審簽；對(duì)縣局報(bào)送的請(qǐng)示性事項(xiàng)的公文，應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)批復(fù)；對(duì)涉及多個(gè)處室或因特殊原則不能按時(shí)批復(fù)的，應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)將延期辦理的理?yè)?jù)和處理意見告知報(bào)文單位。
文件辦結(jié)后應(yīng)交回辦公室，如有需要，非“秘件”可復(fù)印留存。
?。┐咿k。局辦公室負(fù)責(zé)公文辦理的催辦，緊急公文跟蹤催辦，重要公文及領(lǐng)導(dǎo)批示的公文重點(diǎn)催辦。其他公文原則上每周催辦一次，直至辦結(jié)。
第七章 歸檔
第十八條 凡是市局機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種文件、電報(bào)、函件、會(huì)議紀(jì)要及記錄、簡(jiǎn)報(bào)、資料、電子版文件、音像等均屬于歸檔范圍。
第十九條 局機(jī)關(guān)各處室均為立卷單位，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本處室的公文管理和立卷工作。任何處室和個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。上一年度的公文、資料收集、整理、歸檔工作，應(yīng)在下一年度第二季度內(nèi)完成。
第二十條 凡參加上級(jí)主管部門會(huì)議帶回的文件、材料，傳達(dá)貫徹后，與會(huì)人員應(yīng)及時(shí)主動(dòng)整理，交辦公室歸檔。
第二十一條 文印室印制的局機(jī)關(guān)公文、資料，由局辦公室定期制作電子文本交檔案室保存。非文印室印制的公文、資料，由承辦處室負(fù)責(zé)將電子文本交檔案室保存。
第二十二條 局辦公室負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)公文歸檔的督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。接收立卷單位歸檔案卷前，要進(jìn)行質(zhì)量檢查，不符合要求的，提出改進(jìn)意見，由立卷單位負(fù)責(zé)加工整理。
第八章 公文管理
第二十三條 上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第二十四條 公文的復(fù)印件一般不得作為正式公文使用，特殊情況下必須作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。
第二十五條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第二十六條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。
銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所，由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行逐件登記并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，方可按照保密規(guī)定和要求送指定場(chǎng)所銷毀。
第二十七條 工作人員調(diào)離時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第二十八條 密級(jí)文件的傳閱、使用和保管，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密安全。
第九章 附則
第二十九條 本規(guī)定自印發(fā)之日起實(shí)施，由市局辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十條 各縣局可參照?qǐng)?zhí)行。
【發(fā)布日期】 2007.11.09 【實(shí)施日期】 2007.11.09
【時(shí)效性】 現(xiàn)行有效 【效力級(jí)別】 地方規(guī)范性文件
【法規(guī)類別】 藥品管理
合肥市食品藥品監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)《合肥市食品藥品監(jiān)督管理局機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知
（合食藥監(jiān)辦〔2007〕100號(hào)）
局機(jī)關(guān)各處室：
現(xiàn)將《合肥市食品藥品監(jiān)督管理局機(jī)關(guān)公文處理辦法》印發(fā)你們，請(qǐng)認(rèn)真執(zhí)行。
二〇〇七年十一月九日
合肥市食品藥品監(jiān)督管理局機(jī)關(guān)公文處理辦法
第一章 總則
第一條 為使局機(jī)關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。根據(jù)《安徽省食品藥品監(jiān)督管理局公文處理辦法》和《合肥市人民政府公文處理辦法》，結(jié)合局工作實(shí)際，制定本規(guī)定。
第二條 行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理，指公文的辦理、管理、立卷等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效、規(guī)范的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確；必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定，確保國(guó)家秘密安全。
第四條 局辦公室是局機(jī)關(guān)公文處理的管理部門，主管局機(jī)關(guān)并指導(dǎo)全系統(tǒng)的公文處理工作。各處室要指定專人負(fù)責(zé)本處室的公文處理工作。局機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)掌握公文處理辦法，認(rèn)真執(zhí)行本辦法的各項(xiàng)規(guī)定。
第二章 公文種類、形式及使用范圍
第五條 公文的種類和適用范圍，根據(jù)國(guó)務(wù)院、省政府、市政府規(guī)定的行文要求執(zhí)行（《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》第九條）。
第六條 局文件（黨組文件處理辦法根據(jù)市委的規(guī)定另行制訂）主要有：
?。ㄒ唬┚治募念^為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局文件”，發(fā)文字號(hào)為“合食藥監(jiān)×〔20××〕××號(hào)”。主要用于：傳達(dá)貫徹安徽省食品藥品監(jiān)督管理局、合肥市委、市政府的方針、政策和指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，發(fā)布重要的規(guī)章制度和重要決定；向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告、請(qǐng)示工作；部署全局性工作和重大活動(dòng)安排；與市政府有關(guān)部門聯(lián)合行文以及其他必須以局文件名義辦理的重要事項(xiàng)等。
答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的問題及處室辦理的同意行政相對(duì)人申報(bào)的事項(xiàng)等批復(fù)文件，標(biāo)識(shí)為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局文件”，發(fā)文字號(hào)“合食藥監(jiān)×復(fù)”，文件序號(hào)另編。
召開系統(tǒng)內(nèi)工作會(huì)議或業(yè)務(wù)會(huì)議等文件，標(biāo)識(shí)為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局文件”，發(fā)文字號(hào)“合食藥監(jiān)通×”，文件序號(hào)另編。
?。ǘ┚趾?br /> 文頭為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局”，發(fā)文字號(hào)為“合食藥監(jiān)×函〔20××〕××號(hào)”。主要用于：向各縣政府、市直部門及兄弟市局商洽、聯(lián)系工作；向不相隸屬單位詢問、答復(fù)具體事項(xiàng)。上報(bào)單項(xiàng)業(yè)務(wù)工作總結(jié)、活動(dòng)總結(jié)等；其他需以局名義行文的綜合性工作部署和一般工作的請(qǐng)示、報(bào)告、通知等。
（三）辦公室文件
文頭為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局辦公室文件”，發(fā)文字號(hào)為“合食藥監(jiān)辦發(fā)〔20××〕××號(hào)”。主要用于：系統(tǒng)內(nèi)和縣局布置工作；處理辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的工作和綜合事務(wù)；一般性的通知以及其他需要以局辦名義行文的事項(xiàng)。
?。ㄋ模╇妶?bào)
處理緊急公務(wù)的公文可以使用電報(bào)形式發(fā)文。電報(bào)分：內(nèi)部明電、密碼電報(bào)、電話傳真等形式。文頭分別為：內(nèi)部明電、密碼電報(bào)、合肥市食品藥品監(jiān)督管理局電話傳真；字號(hào)分別為：合食藥監(jiān)明電〔20××〕××號(hào)、合食藥監(jiān)密電 〔20××〕××號(hào)、合食藥監(jiān)明傳〔20××〕××號(hào)。其中，密碼電報(bào)通過市委機(jī)要局發(fā)送。
?。ㄎ澹?huì)議紀(jì)要
文頭為“合肥市食品藥品監(jiān)督管理局會(huì)議紀(jì)要’，用于記載、傳達(dá)局長(zhǎng)辦公會(huì)議精神和議定的重大事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文時(shí)間、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間等部分組成。
?。ㄒ唬┥婕皣?guó)家秘密的公文，主辦處室應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家保密法律法規(guī)和有關(guān)保密規(guī)定提出密級(jí)、保密期限，局辦公室負(fù)責(zé)審核。其中，“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還須標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
?。ǘ┚o急公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的右上角分別標(biāo)明“特急”、“急件”；電報(bào)分別標(biāo)明；“特急”、“特急”、“加急”、“平急”。
?。ㄈ┌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)排列在前。
?。ㄋ模┌l(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)、有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的公文，發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之下、橫線上方居中。局辦公室負(fù)責(zé)發(fā)文的統(tǒng)一編號(hào)。
?。ㄎ澹┥闲形膽?yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話號(hào)碼。
（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱及引用文件標(biāo)題加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
?。ㄆ撸┏肮妗?、“通告”外，其他文種的公文都應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。如主送欄內(nèi)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)為“有關(guān)單位”，應(yīng)在公文底稿末頁(yè)標(biāo)注主送有關(guān)單位的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
?。ò耍┕娜缬懈郊?，應(yīng)在正文之后、成文日期之前注明附件順序和名稱（全稱）。附件一般與正文一起裝訂，并在附件左上角標(biāo)識(shí)“附件”字樣，有多個(gè)附件時(shí)應(yīng)標(biāo)識(shí)序號(hào)。
?。ň牛┏晌娜掌谝载?fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
?。ㄊ┕娜缬懈阶ⅲ瑧?yīng)標(biāo)注在成文日期左下方、主題詞之上，并加上圓括號(hào)。向上級(jí)部門請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)加上聯(lián)系人、聯(lián)系電話號(hào)碼等附注內(nèi)容。
?。ㄊ唬┕膽?yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。市局上報(bào)市政府的公文和向市直單位以及各縣人民政府行文，使用《安徽省人民政府公文主題詞表》標(biāo)注主題詞；上報(bào)安徽省食品藥品監(jiān)督管理局的公文和全市食品藥品監(jiān)督管理系統(tǒng)內(nèi)部行文，使用《國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局公文主題詞表》標(biāo)注主題詞。
?。ㄊ┏蜋C(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。
局發(fā)文和辦公室發(fā)文一般應(yīng)抄送局領(lǐng)導(dǎo)。
第四章 行文規(guī)則
第八條 市局機(jī)關(guān)行文應(yīng)當(dāng)確有必要，不行文的堅(jiān)決不行文；行文要注重實(shí)效，轉(zhuǎn)發(fā)文件一定要有切實(shí)可行的貫徹意見。
第九條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，應(yīng)堅(jiān)持逐級(jí)行文原則。特殊情況必須超級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄送被越級(jí)機(jī)關(guān)。
除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，市局不能向縣人民政府正式行文。
市局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外一律不得對(duì)外正式行文。
第十條 市局可與市直有關(guān)部門聯(lián)合行文，可與各縣政府聯(lián)合行文，可與相應(yīng)級(jí)別的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，可與同等級(jí)別的人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位聯(lián)合行文。
第十一條 屬于市局職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，由市局自行行文。需報(bào)請(qǐng)市政府批準(zhǔn)的事項(xiàng)應(yīng)請(qǐng)示市政府同意后行文，文中應(yīng)注明經(jīng)市政府同意。涉及市政府其他部門職權(quán)的事務(wù)，應(yīng)協(xié)商有關(guān)部門會(huì)簽或聯(lián)合行文。
第十二條 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以市局機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接報(bào)送“請(qǐng)示”、“報(bào)告”或“意見”。屬于交辦的事項(xiàng)直接報(bào)送的，應(yīng)在正文開頭部分予以說明。
主送市政府的公文不抄送市政府領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人。
第十三條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一事一文，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！罢?qǐng)示”在未經(jīng)上級(jí)批復(fù)情況下，不得抄送下一級(jí)單位。
第十四條 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的，可按報(bào)告處理，不予答復(fù)。
第十五條 市局上報(bào)市政府的公文一般為一式3份。上報(bào)安徽省食品藥品監(jiān)督管理局的“報(bào)告”一式5份，“請(qǐng)示”一式2份。
所有文件都要送市局領(lǐng)導(dǎo)各1份，存檔3份，必要時(shí)發(fā)各處室、各縣局。
第五章 發(fā)文辦理
第十六條 發(fā)文辦理是指以市局名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、校對(duì)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。發(fā)文主辦處室對(duì)公文質(zhì)量負(fù)總責(zé)。
?。ㄒ唬┎輸M。公文文稿由處室工作人員在各自職權(quán)范圍內(nèi)根據(jù)工作需要撰擬。擬稿人應(yīng)完成公文的緊急程度、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、文件印數(shù)等草擬工作。發(fā)文草稿需經(jīng)處室主要負(fù)責(zé)人初審。擬稿人和處室審稿人必須在發(fā)文稿紙上簽姓名和日期。
對(duì)涉及其他處室職權(quán)范圍的事項(xiàng)，主辦處室應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)處室協(xié)商，取得一致意見并會(huì)簽后方可行文；如有分歧，主辦處室負(fù)責(zé)人或請(qǐng)分管局長(zhǎng)出面協(xié)調(diào)。如仍沒取得一致意見，主辦處室可以列明各方理?yè)?jù)，提出建議性意見報(bào)請(qǐng)局長(zhǎng)裁定。
抄送機(jī)關(guān)依上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)順序排列。同一層次按黨政軍群順序排列。
?。ǘ徍?。公文文稿送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由局辦公室審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，行文格式是否符合《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和本辦法。
凡屬與外單位聯(lián)合發(fā)文的會(huì)簽文稿，在報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審簽前，應(yīng)送局辦公室審核。
?。ㄈ┖灠l(fā)。一般公文原則上送分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。上行文由主要負(fù)責(zé)同志或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)。公文文稿一經(jīng)簽發(fā)，一般不得改動(dòng)。特殊情況需改動(dòng)時(shí)，應(yīng)按辦文程序，以局辦公室報(bào)請(qǐng)簽發(fā)人同意后方可改動(dòng)。局領(lǐng)導(dǎo)一般不接收或簽發(fā)未經(jīng)局辦公室審核的文稿。
?。ㄋ模┑怯洝：灠l(fā)后的文稿，由局辦公室及時(shí)登記、編號(hào)。
?。ㄎ澹┯≈啤Ｒ话阄募删治挠∈邑?fù)責(zé)印制。兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文或印制量大的文件由文印室協(xié)調(diào)，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在局外定點(diǎn)印制廠印制。
各處室送交文印室印制的公文，必須按照簽發(fā)審定稿修改，并向文印室提交擬發(fā)公文原稿及修改后的電子文本。
文印室工作人員對(duì)印制的公文負(fù)有保密責(zé)任。
?。┯糜?。所有公文由機(jī)要工作人員用印。用印前，機(jī)要工作人員要仔細(xì)檢查發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)與印章名稱是否一致。
?。ㄆ撸┬?duì)和分發(fā)。按照誰發(fā)文、誰起草、誰校對(duì)、誰裝訂、誰分發(fā)的原則，文印室負(fù)責(zé)統(tǒng)一排版和套??；發(fā)文處室的具體承辦人核對(duì)；紙質(zhì)公文由辦文處室書寫封好信封后交局辦公室。
?。ò耍?huì)簽。市局需外單位會(huì)簽的文稿，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審簽后方可送外單位會(huì)簽。外單位送市局會(huì)簽的文稿，由局辦公室提出辦理意見，主辦處室應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)提出審核意見報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審簽，并由局辦公室將會(huì)簽件反饋主辦單位。
第六章 收文辦理
第十七條 收文辦理指收到公文的全部辦理過程。包括簽收、審核、登記、擬辦、承辦、催辦等程序。
?。ㄒ唬┖炇?。凡發(fā)送市局的文電，統(tǒng)一由局辦公室簽收。業(yè)務(wù)處室的由相關(guān)處室簽收。業(yè)務(wù)處室收到上級(jí)部門或其他市直單位直接寄送市局的公文，應(yīng)主動(dòng)送辦公室登記處理后辦理。業(yè)務(wù)處室收到上級(jí)部門直接寄送本處室的文函，若涉及機(jī)關(guān)綜合工作或局領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)及時(shí)將辦理意見報(bào)辦公室。
（二）審核。收到下級(jí)機(jī)關(guān)和其他部門報(bào)來的需要辦理的公文，辦公室審核是否應(yīng)由市局辦理，是否符合行文規(guī)則，涉及其他部門或地方政府職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽，文種使用、公文格式是否規(guī)范等。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，退回報(bào)送單位或部門。緊急公文可及時(shí)辦理，但應(yīng)將存在的問題通知來文單位。
（三）登記。公文簽收后，由辦公室逐件拆封、分類登記，要將辦件、閱件和簡(jiǎn)報(bào)等分開處理，避免漏辦文件。
?。ㄋ模M辦。對(duì)需要辦理的公文，辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見并報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批后按批示意見辦理。辦公室工作人員可視辦理緊急情況同時(shí)復(fù)印送有關(guān)承辦處室。
?。ㄎ澹┏修k。承辦處室接到交辦的公文，實(shí)行辦文限時(shí)制。對(duì)有時(shí)限要求的，應(yīng)在規(guī)定時(shí)限的前2個(gè)工作日將辦理意見（文稿）交局辦公室審核后送局領(lǐng)導(dǎo)審簽；對(duì)縣局報(bào)送的請(qǐng)示性事項(xiàng)的公文，應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)批復(fù)；對(duì)涉及多個(gè)處室或因特殊原則不能按時(shí)批復(fù)的，應(yīng)在10個(gè)工作日內(nèi)將延期辦理的理?yè)?jù)和處理意見告知報(bào)文單位。
文件辦結(jié)后應(yīng)交回辦公室，如有需要，非“秘件”可復(fù)印留存。
?。┐咿k。局辦公室負(fù)責(zé)公文辦理的催辦，緊急公文跟蹤催辦，重要公文及領(lǐng)導(dǎo)批示的公文重點(diǎn)催辦。其他公文原則上每周催辦一次，直至辦結(jié)。
第七章 歸檔
第十八條 凡是市局機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種文件、電報(bào)、函件、會(huì)議紀(jì)要及記錄、簡(jiǎn)報(bào)、資料、電子版文件、音像等均屬于歸檔范圍。
第十九條 局機(jī)關(guān)各處室均為立卷單位，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本處室的公文管理和立卷工作。任何處室和個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。上一年度的公文、資料收集、整理、歸檔工作，應(yīng)在下一年度第二季度內(nèi)完成。
第二十條 凡參加上級(jí)主管部門會(huì)議帶回的文件、材料，傳達(dá)貫徹后，與會(huì)人員應(yīng)及時(shí)主動(dòng)整理，交辦公室歸檔。
第二十一條 文印室印制的局機(jī)關(guān)公文、資料，由局辦公室定期制作電子文本交檔案室保存。非文印室印制的公文、資料，由承辦處室負(fù)責(zé)將電子文本交檔案室保存。
第二十二條 局辦公室負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)公文歸檔的督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。接收立卷單位歸檔案卷前，要進(jìn)行質(zhì)量檢查，不符合要求的，提出改進(jìn)意見，由立卷單位負(fù)責(zé)加工整理。
第八章 公文管理
第二十三條 上級(jí)機(jī)關(guān)的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第二十四條 公文的復(fù)印件一般不得作為正式公文使用，特殊情況下必須作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。
第二十五條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第二十六條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別報(bào)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。
銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所，由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。銷毀絕密公文（含密碼電報(bào)）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行逐件登記并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，方可按照保密規(guī)定和要求送指定場(chǎng)所銷毀。
第二十七條 工作人員調(diào)離時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第二十八條 密級(jí)文件的傳閱、使用和保管，必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密安全。
第九章 附則
第二十九條 本規(guī)定自印發(fā)之日起實(shí)施，由市局辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十條 各縣局可參照?qǐng)?zhí)行。
