發(fā)文機關(guān)最高人民法院
發(fā)文日期2003年09月06日
時效性現(xiàn)行有效
發(fā)文字號法辦〔2003〕285號
施行日期2003年09月06日
效力級別司法文件
本院各單位：
為了認真貫徹落實院領(lǐng)導(dǎo)加強檔案管理工作的指示，并根據(jù)各單位的要求，我們制定了便于各單位內(nèi)勤、書記員和其他人員在工作中比照操作的《行政文書檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱的操作程序》，以規(guī)范立卷歸檔的質(zhì)量和時間要求，加強最高人民法院機關(guān)檔案管理工作規(guī)范化、制度化?，F(xiàn)將該操作程序印發(fā)給你們，請你們組織本單位內(nèi)勤、書記員和有關(guān)其他人員認真學(xué)習并參照執(zhí)行。
附：行政文書檔案收集、整理、立卷、歸檔、借閱的操作程序
為了加強行政文書檔案的標準化、規(guī)范化建設(shè)，完善立卷歸檔制度，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平，有效地為審判工作和其他各項工作服務(wù)，根據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，制定本操作程序。
一、 文書檔案的歸檔范圍。行政文書檔案，是指本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢，作為行政文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件以及相對應(yīng)的磁帶、磁盤等載體的文件。凡是反映本單位工作、活動，具有查考利用價值的文書材料，均屬必須歸檔范圍。包括：
（一）中央、全國人大常務(wù)委員會、國務(wù)院召開的會議和制發(fā)的文件本院需要貫徹執(zhí)行并在執(zhí)行中形成的文件，領(lǐng)導(dǎo)人講話、題詞等；中央國家機關(guān)各部委需要本院辦理并在辦理中形成的文件。辦理人大代表、政協(xié)委員重要建議、提案、信件形成的文件。
（二）本院黨組會議形成的黨組文件、報送中央及中央各部委的文件、會議紀要等；院長辦公會議形成的會議紀要、會議記錄等；審判委員會形成的會議紀要、會議記錄等。
（三）本院召開的大型會議形成的文件和上報下發(fā)的各種正式文件。
（四）本院各部門召開的專業(yè)會議形成的文件；本院各部門形成的報告、辦法、章程、制度、統(tǒng)計報表等重要文件以及《每日信息》、《情況反映》、《工作簡報》和《大事記》的年度合訂本。
（五）本院黨、團、工會、婦聯(lián)、法官協(xié)會等組織召開的代表大會以及在重要活動中形成的文件。
（六）本院領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要的信件、電報、傳真、電話記錄等文件。
（七）本院形成的財務(wù)報表、憑證、賬簿、審計等文件材料；本院基建部門形成的工程竣工圖、工程竣工驗收報告、工程概算、預(yù)算、決算等文件。
（八）下級法院報送的重要工作計劃、報告、總結(jié)、請示、典型材料、統(tǒng)計報表等文件。
（九）其他應(yīng)當歸檔的文件材料。
二、 不需歸檔的范圍。凡重份的、事務(wù)性的，只起臨時參考作用的，無查考利用價值的不必歸檔。包括：
（一）中央、全國人大常務(wù)委員會、國務(wù)院抄送供本院工作參考的文件等不需我院辦理的文件材料。
（二）本院重份文件，一般文件的草稿及修改稿。
（三）無查考利用價值的、事務(wù)性的、只起參考作用的臨時性文件，一般的群眾來信。
（四）本院領(lǐng)導(dǎo)兼任其他機關(guān)職務(wù)形成的與本院工作無關(guān)的文件材料。
（五）非主管機關(guān)召開的會議，制發(fā)的文件本院不需要貫徹執(zhí)行的。
（六）非隸屬機關(guān)抄送的，不需要辦理的一般性文件材料。
（七）下級法院的《工作簡報》、《情況反映》及各種信息、刊物、不必備案的文件材料。
（八）其他不需要歸檔的文件材料。
三、 組卷方法。一般是采取年度--組織機構(gòu)--問題的結(jié)構(gòu)形式，遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用的總要求合理組卷。具體方法是：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正本與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文為一件，重要文件的草稿各為一件。
四、 質(zhì)量要求。歸檔文件要齊全完整，已破損的文件要修整，字跡模糊或易褪變的文件要進行復(fù)制。文件用紙都應(yīng)以A4紙為標準，大于A4紙的要剪裁或折疊，小于A4紙的要貼襯，訂口處有字跡的要粘襯邊。
五、 立卷五步法。所謂立卷五步法是指對辦理完畢的行政文書從收集到歸檔分五步進行，即：
第一步，收集材料。行政文書材料的收集一般的只收集定稿（簽發(fā)稿）和印制件（正本）。有領(lǐng)導(dǎo)人親自修改的文件要保留修改稿，領(lǐng)導(dǎo)人親自起草的草稿也要保留。
第二步，文件的排序。文件排序的要求是批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印制件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；非訴訟性案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；正本在前，簽發(fā)稿在后，草稿和修改稿按時間先后順序排列。在這一步要特別注意剔出所有金屬物。備考表是說明立卷情況的，如有需要說明的必須記錄清楚，立卷人和檢查人要簽名或蓋章。
第三步，填寫要求項目。包括編寫文件頁碼（頁碼填寫正面右上角，凡有圖文的均需編寫頁碼）。填寫卷內(nèi)目錄、備考表、卷宗封面，保管期限（用鉛筆填寫保管期限的初步意見供檔案部門參考），文件標題（有規(guī)范標題的按照其標題寫，沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，自擬標題應(yīng)外加“[]”號）。
第四步，卷宗裝訂。裝訂要求是牢固、整齊、美觀。要求右邊齊、下邊齊，三孔一線，裝訂線長度為180毫米，在底線結(jié)扣處貼封條，由立卷人簽名。
第五步，集中歸檔。由庭內(nèi)勤（兼職檔案員）收集集中，組織檢查，造目歸檔。造目是指用計算機按年度順序打出目錄，光盤同目錄一并交檔案處。歸檔的時間要求是在文件辦結(jié)后的第二年第二季度前。
六、 借閱檔案手續(xù)。收集和管理檔案的根本目的就是提供利用。本院各單位因工作需要到檔案處借卷的，要辦理嚴格的調(diào)卷手續(xù)。其手續(xù)就是填寫調(diào)卷卡，一案一卡。調(diào)卷人要按照調(diào)卷卡上的項目一一填寫清楚，調(diào)卷人必須寫明單位和調(diào)卷人的全稱。代替別人調(diào)的要寫明用卷人和調(diào)卷人的姓名。時間要寫明年、月、日?！度嗣穹ㄔ簷n案管理規(guī)定》要求調(diào)出卷的時間為3個月。超過3個月沒用完的，必須辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期不能超過3個月。
本規(guī)定適用各審判庭在職能活動中形成的行政文書檔案的立卷歸檔工作。
